Prawo budowlane definiuje rodzaje obiektów budowlanych objętych koniecznością uzyskania świadectwa energetycznego, zwanego też paszportem energetycznym. Wśród wymienionych budynków znajdują się nowopowstałe konstrukcje oddane do użytku, budynki sprzedawane lub przeznaczone do wynajęcia. Sporządzenie dokumentu spoczywa na barkach deweloperów i inwestorów, którzy zobowiązani są do korzystania z usług wyspecjalizowanych audytorów energetycznych. Poniżej przedstawione są warunki, jakie wg przepisów odpowiednich dokumentów normatywnych musi spełniać pracownik na stanowisku certyfikatora charakterystyki energetycznej.

Sporządzenie dokumentu wymaga od osoby realizującej odpowiednie czynności administracyjne posiadania adekwatnych uprawnień. Powinna ona legitymować się uprawnieniami budowlanymi do projektowania w specjalności architektonicznej, konstrukcyjno-budowlanej lub instalacyjnej. Zobowiązana jest także do odbycia szkoleń zakończonych pozytywnie zdanym egzaminem, złożonym przed ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej. Za równoznaczne ze zdaniem egzaminu uznaje się ukończenie studiów podyplomowych na kierunkach: architektura, budownictwo, inżyniera środowiska, energetyka lub pokrewnych w zakresie audytu energetycznego na potrzeby termomodernizacji oraz oceny energetycznej budynków. Wymaga się także, aby pracownik piastujący zawód certyfikatora energetycznego nie widniał w rejestrze osób karanych za przestępstwo przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub za przestępstwo skarbowe.

Zgodnie z przepisami prawa od osób spełniających określane kryteria wymaga się udostępniania, sporządzania i przechowywania świadectw, a także obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku ze sporządzaniem świadectwa charakterystyki energetycznej.

Ustawa definiuje też sytuacje zagrażające odebraniem uprawnień. Osoba posiadająca prawo do sporządzania certyfikatów charakterystyki energetycznej traci je w przypadku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wymienione w pierwszej części tekstu, kiedy zostaje pozbawiona praw publicznych, kiedy zostaje całkowicie lub częściowo ubezwłasnowolniona, kiedy dopuszcza się niedopełnienia obowiązków lub naruszenia zakazów określonych w art. 5 ust. 4a oraz art. 52 ust. 1 ustawy Prawo budowlane, po przeprowadzeniu, przez ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej, postępowania wyjaśniającego w sprawie utraty uprawnień.