Tytułowy termin jest dokumentem definiującym ilość energii niezbędnej do zaspokojenia potrzeb związanych z eksploatacją budynku lub lokalu, na które składają się potrzeby utrzymania ciepła, przygotowania ciepłej wody, wentylacji i klimatyzacji, a w przypadku obiektów użyteczności publicznej również oświetlenia. Wyliczone wartości podaje się według schematu kWh/m2/rok. Pismo sporządza się w oparciu o dokumentację techniczną lub w wyniku inwentaryzacji techniczno-budowlanej.

W przypadku sporządzania danych i wskaźników dotyczących konstrukcji przemysłowych i magazynowych nie bierze się pod uwagę wartości energii zużywanej dla celów technologiczno-produkcyjnych. Dokument definiuje potencjalny wskaźnik zapotrzebowania na analizowane parametry na podstawie przeznaczenia, standardu i systemów instalacyjnych budynku, które łącznie składają się na zespół stałej, obiektywnej jego charakterystyki.

Obowiązek sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej jest konsekwencją nowelizacji prawa budowlanego, jaka weszła w życie z dniem 1 stycznia 2009 r. Zobowiązanie to wynika z przepisów Dyrektywy 2002/91/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 2002 r. w sprawie charakterystyki energetycznej budynków.

Wymienione dokumenty definiują rodzaj obiektów objętych obowiązkiem sporządzenia certyfikatu energetycznego. Są to nowopowstałe lokale oddawane do użytku, budynki sprzedawane, wynajmowane oraz te, na terenie których doszło do modyfikacji parametrów energetycznych. Przepisy nie obowiązują natomiast lokali używanych jako miejsca kultu i działalności religijnej, obiektów mieszkalnych użytkowanych w skali roku poniżej 4 miesięcy, budynków wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m2, obiektów podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, lokali przeznaczonych do użytkowania w czasie nie dłuższym niż 2 lata, obiektów niemieszkalnych służących gospodarce rolnej oraz budynków przemysłowych i gospodarczych o zapotrzebowaniu na energię nie większym niż 50 kWh/m2/rok).

Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku jest ważne przez 10 lat.